SOMMAIRE:

LES STRUCTURES DE L'ENTREPRISE

1. Les différentes structures d'entreprise

Ce thème traite de l'organisation des activités. Confrontées aux turbulences de l'environnement économique et technologique, les entreprises sont amenées à réfléchir sur la structure la plus adéquate pour rester compétitrices. Cette partie est traitées en 2 volets: d'une part le passage en revue des principales structures d'entreprises, et d'autre part la mise en évidence des tendances d'évolution.

Caractériser les principales structures en mettant en évidence les critères de structuration, les moyens de coordination, le degré de centralisation.

1. Les différentes structures d'entreprise

La structure représente l'architecture générale de l'entreprise, la répartition des tâches, des pouvoirs et des responsabilités.

Un organigramme représente la structure telle qu'elle a été pensé et voulu par les dirigeants. L'organigramme est une représentation graphique de la structure formelle car il permet de:

  • Comprendre les fonctions exercées dans l'entreprise
  • Les liens hiérarchiques
  • La place de chacun

La structure est mise en place à un moment pour définir la répartition des tâches, les modes de coordinations des fonctions et les liens hiérarchique. Le modèle représenté par l’organigramme est statique. Or la structure évolue avec l’expérience de l’entreprise, et les personnalités des salariés.

On dit qu’une structure informelle se met en place. Comme une entreprise est un organisme, il se développe une structure informelle au travers des relations inter - personnelles, des amitiés, de la culture de l'entreprise,…Les relations informelles permettent une meilleure circulation des informations et permettent une meilleure efficacité de la structure en palliant naturellement aux lacunes.

Il faut toutefois veiller à ce que les deux structures ne soient pas incohérente, ce qui empêcherait l'action des dirigeants.

Les structures simples ont été décrites et analysées par les auteurs en organisation comme Taylor ou Fayol. Aujourd'hui, les grandes organisations ont des structures plus complexes.

a. Les structures simples

a.1. La structure fonctionnelle

L'entreprise est découpée en grandes fonctions: production, vente, finance…

A la tête de chaque fonction, il y a un spécialiste.

Cette structure préconisée par FW TAYLOR (1856-1917) s’appuie sur les principe de l’O.S.T. ‘division du travail et parcellisation des tâches). Elle repose sur le principe de la division de l'autorité par fonction: un spécialiste a pouvoir de décision dans son domaine.

Un problème de coordination apparaît lorsque les fonctions (spécialisées) privilégient leurs objectifs au détriment de ceux (plus généraux) de l’entreprise. Exemple : l’intérêt du service financier est de réduire le montant de l’encours client ; mais un manque de diplomatie sur le paiement des créances peut entraîner des pertes de clientèle.

Un salarié peut donc avoir des relations avec plusieurs supérieurs; ce qui peut poser des problèmes de coordination des activités voire constituer une source de conflits entre les fonctions. La coordination devrait être assurée par la D.G..

Cette structure peut convenir à une PME où la prise de décision émane du dirigeant pour l’essentiel ou dans le cas d’une entreprise monoproductrice.

Avantages:

  • L’appel a des spécialistes permet de résoudre les problèmes ; fortes compétences
  • Le DG suit toutes les opérations
  • Développement de compétences spécialisées à tous les niveaux du management
  • Economie d’échelle possible dans chaque fonction

Inconvénients:

  • Centralisation forte de la DG qui se retrouve accaparée par des problèmes routiniers
  • Peu de temps de réflexion pour les problèmes stratégiques
  • Difficiles de coordonner des activités entre plusieurs fonctions
  • Faible capacité à s’adapter à des changements
  • Division extrême du travail démotivante
  • Pluralité de commandement = source de conflit

a.2 La structure hiérarchique

Cette structure a été proposée par FAYOL, en réaction au modèle taylorien.

Elle repose sur le principe de l'unité de commandement: chaque salarié ne dépend que d'un seul chef, comme dans l'armée. Le pouvoir y est exercé de haut en bas.

Cette structure est simple car les responsabilités sont bien définies; mais elle est extrêmement rigide et décourage les initiatives. La circulation de l'information est longue.

Avantages:

  • Fonctionnement simple, en appliquant l’unité de commandement
  • Responsabilités claires et définies

Inconvénients:

  • Structure très cloisonnée, information peu partagée
  • Coordination complexe entre les lignes hiérarchiques
  • Initiatives bridées, risque de bureaucratie

a.3 La structure hiérarchico - fonctionnelle

Elle a été mise au point dans les années 70 aux USA et s'appelle le plus souvent "staff and line". Elle combine les avantages des deux modèles précédents:

Il y a d'une part des cadres opérationnels qui commandent la ligne hiérarchique (unité de commandement) et d'autre part, des chefs fonctionnels, qui sont des spécialistes en position de conseil. Ils proposent des solutions aux chefs hiérarchiques ; ils n’ont pas le pouvoir d’imposer leur solution.

Structure Staff (réflexion) and line (action)

La création de l'état-major de spécialistes augmente les frais de fonctionnement de la structure; il peut y avoir également des conflits entre les opérationnels et les fonctionnels.

Avantages:

  • Des spécialistes et des chefs hiérarchiques.

Inconvénients:

  • Difficile de faire coopérer des opérationnels et des conseillers.( homme de terrain et homme de bureau)

a.4 La structure divisionnelle

Algred Pritchard SLOAN (1875 – 1966) est le créateur de cette structure. (DG de Général Motors)

L'entreprise découpe son activité soir par zones géographiques autonomes soit par activité de production. Les divisions sont indépendantes les unes des autres; la D.G. se charge de la coordination d'ensemble.

Pour adopter cette structure, il faut que l'activité de l'entreprise se prêt au découpage par division. Comme chaque division est indépendante, l'ajout ou la suppression d'une division n'affecte pas le fonctionnement de l'ensemble.

Avantages:

  • Structure décentralisée qui facilite la mesure des performances de chaque unité
  • Structure facilement adaptable (en cas de cession, ou création d’une activité)
  • Division à taille humaine

Inconvénients:

  • Dispersion des ressources
  • Coûteuse en raison de la multiplication des services
  • Concurrence possible entre les divisions, qui ne doit pas être nuisible.

b. Les structures complexes

b.1. La structure matricielle

Début 70, Jay GALBRAITH décrit le principe de fonctionnement de la structure matricielle, qui est une combinaison des structures fonctionnelles et divisionnelle. Chaque salarié dépend à la fois d'un chef de projet (ou chef de produit) à et d'un responsable fonctionnel.

Comme il n'y a plus d'unité de commandement, les conflits et tensions doivent être évités par l'importance des communications et la motivation du personnel.

C'est une fonction très évolutive; particulièrement adaptée aux entreprises qui peuvent fonctionner par projet. Pour le personnel, les difficultés de coordination ou le flou autours des responsabilités peuvent être gênantes.

Avantages:

  • Chaque salarié profite des compétences de 2 responsables
  • Favorise le dév de nouveaux projets
  • Communication transversale forte, info partagée

Inconvénients:

  • Dualité de commandement, qui exige beaucoup de concertation
  • Risque d’une certaine lenteur dans la prise de décision

b.2. L'approche de MINTZBERG

En 1990, H. MINTZBERG propose une représentation des structures d'entreprises à partir de 5 éléments:

  1. Le sommet stratégique: composés des dirigeants qui ont pour fonction de fixer les stratégies et objectifs et de veiller au bon fonctionnement de l'entreprise.
  2. La ligne hiérarchique: qui est composée des personnes qui assurent les liaisons et détiennent une autorité.
  3. Le centre opérationnel: les personnes qui assurent le travail de production, qui fabriquent les biens ou les services.
  4. La techno- structure: Il s’agit de spécialistes qui, dans leur domaine de compétences, ont l’autorité et le pouvoir de décision. Exemple : des analystes, préparateurs, bureau d'études… dont la mission est de réfléchir aux procédures en vue d'améliorer l'efficacité des autres membres de l'entreprise.
  5. Les fonctions de support logistique: ceux sont des services divers internes à l’organisation comme le R&D, la finance, la GRH service juridique, … qui ont des missions d'aide et de conseil.

2. L'évolution des structures

De nombreux auteurs ont analysé l'évolution des structures des entreprises pour essayer d'en identifier les raisons. Les facteurs sont nombreux, internes ou externes à l'entreprise; on les appelle les facteurs de contingence.

Identifier les principaux facteurs d’évolution

a. La stratégie

CHANDLER (STRATEGIES ET STRUCTURES DE L’ENTREPRISE – 1972) a montré que chaque changement de stratégie s'est accompagné de changement de structure.

Il est possible de dire qu'un changement de structure va induire ou favoriser un changement de stratégie.

Ses travaux ont porté sur des grandes entreprises américaines.

b. La taille de l'entreprise

Des chercheurs anglais composant le "groupe d'ASTON" ont montré dès 1969 qu'il existe un lien entre la taille de l'entreprise en terme d'effectif et sa structure.

Lorsqu’une entreprise est de petite taille, elle est très souple. Plus le nombre de salariés est augmente, plus la structure devient complexe, formalisée avec une composante administrative développée. Parfois, on peut même parler de bureaucratisation de la structure qui freine la réactivité de l’entreprise.

c. L'âge

Plus une entreprise vieillit et plus elle s'organise et se formalise. C'est la conséquence des expériences quelle a vécu. De même, lorsqu’une entreprise est dans un secteur d’activité ancien, il semble qu’elle se plie aux habitudes en vigueur.

d. La technologie

Joan WOODWARD, chercheur anglais, a démontré un lien entre l'organisation d'une entreprise et le processus de production. Plus le processus technologique est lourd et complexe (production de masse) et plus la structure est complexe.

Ainsi, dans les firmes de production à l'unité, la hiérarchie est courte:" le travail de production ne peut y être standardisé ou formalisé; la structure est organique et la coordination se fait par ajustement mutuel ou par supervision directe de l'encadrement de premier niveau".

e. L'environnement

A partir de 1963, T. BURNS et GM STALKER mettent en évidence un lien entre structure et environnement. Leurs travaux ont été confortés par LAWRENCE et LORSCH en 1967 et 1973, après une étude sur dix entreprises américaines.

La structure de l'entreprise varie en fonction du degré d'incertitude et de d'instabilité de son environnement.

Plus l'environnement est stable et plus la structure peut être formalisée; plus l'environnement est instable et plus la structure doit être souple et réactive.

En 1997, Philips s’aperçoit qu’elle ne peut pas suivre l’évolution stratégique du marché électronique parce que sa structure est trop lourde, avec trop de niveaux hiérarchiques pour communiquer rapidement.

Environnement
Structure
Stable
Formalisée
Dynamique
Organique
Complexe
Décentralisée
Hostile
Centralisée

D'autres facteurs comme la tradition, la culture, l'exercice du pouvoir et le type de management des dirigeants vont avoir une influence sur le choix et l'évolution de la structure.

3. L'émergence de nouvelles structures d'organisation

Pour faire face à l'instabilité de l'environnement et rester concurrentielle, les entreprises optent pour des structures souples, légères quitte à externaliser certains services.

De nouveaux types de structure apparaissent.

a. La structure par projet

Mettre en évidence l’émergence de structure par projet.

Une équipe de spécialistes se forme temporairement autours d'un chef de projet pour mener à bien une mission. L'équipe disparaît lorsque la mission est accomplie, que le projet a abouti.

On réuni pour la circonstance des personnes choisie en fonction de leurs qualités professionnelles, indépendamment de leur place dans l’organigramme.

C'est une structure très flexible et évolutive qui convient bien aux activités de recherche ou de conseil.

Renault a testé le travail par projet pour l'élaboration de la CLIO. L'équipe avait vécu de façon totalement indépendante du reste de l'entreprise. La TWINGO également.

b. Les structures horizontales

Le principe de base est le raccourcissement de la ligne hiérarchique et la multiplication des liaisons transversales. Les relations de coopération entre les individus l'emportent sur les relations verticales hiérarchiques.

ABB a réduit ses niveaux hiérarchiques de 9 à 4. L'avantage espéré est une prise de décision plus rapide grâce à un système de communication entre la base et le sommet court.

c. Le reengineering ou organisation selon le process

Le reengineering est une démarche plus qu’une structure. En français, on parle aussi de reconfiguration.

L'entreprise se structure en fonction de son processus opérationnel et non plus en fonction des services existants. La structure est entièrement repensée pour que l’entreprise fonctionne de manière satisfaisante pour le client.

Au niveau des postes, une opération de reengineering se traduit à terme par une polyvalence accrue des salariés et une délégation renforcée.

d. Les structures en réseau

Les firmes se recentrent toutes sur leur métier de base et confient les fonctions et services périphériques à des entreprises extérieures. La tendance semble être de construire des relations durables avec ces partenaires et de travailler en réseau avec elles.

Les réseaux peuvent être structurés de différentes manières :

  • soit le client entre en contact avec un seul des partenaires, qui va concevoir la réponse en faisant appel aux expertises des membres du réseau. Ex. dans les BTP avec le ravail du maître d’ouevre.
  • Soit, le client entre en contact avec un seul membre du réseau qui diagnostique le besoin et oriente son client vers les experts du réseau. Analogie : le généraliste qui vous oriente vers les médecins spécialistes.
  • Soit le client entre en contact avez n’importe lequel des membres du réseau qui proposera l’ensemble des prestations de ses partenaires.

Les échanges sont facilités par les nouvelles technologies de communication comme Internet, l'EDI, la téléphonie mobile, la visioconférence…

e. vers une entreprise virtuelle

Une entreprise virtuelle rassemble tout au long d’une chaîne de valeur plusieurs organisations spécialisées qui sont coordonnées, non pas au moyen de liens formels ou du fait de la proximité physique des individus, mais grâce au partage de ressources communes, à la collaboration et aux techniques de l’information.

Le terme d’entreprise virtuelle ne fait pas référence à « la réalité virtuelle » mais à la « mémoire virtuelle » qui désigne en informatique le procédé qui permet à un ordinateur d’utiliser une partie de son disque dur pour accroître sa capacité de calcul.

L'entreprise virtuelle est centrée sur son métier et sous traite toutes les fonctions périphériques. Elle emploie un nombre minimum de salariés et utilise au maximum les technologies de communication moderne. Elle se veut souple, réactive et réduit au minimum les frais généraux.

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